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8 Claves para organizar un evento online y difundirlo en Redes Sociales

Promover encuentros a través de plataformas digitales se ha convertido en una de las estrategias más empleadas por las marcas, en este último mes, para mantener la conversación con sus clientes y su comunidad de seguidores. Así es, aunque estamos viviendo una instancia de incertidumbre frente a la expansión del Covid-19, muchos negocios optaron por buscar oportunidades y ensayar soluciones. Entonces, en lugar de cancelar sus eventos y posponer su agenda, optaron por cambiar la modalidad y organizar eventos online.

Repensar la forma en la que nos reunimos con nuestros aliados, colegas, clientes y/o alumnos es clave ante el nuevo panorama. Por eso, a continuación te contamos 8 claves que pueden inspirarte y apoyarte en la organización de eventos online para lograr tus objetivos.

Antes del evento

1- Define la tipología del evento. Es fundamental que conozcas los tipos de eventos que puedes organizar para seleccionar aquel que te permita lograr tu objetivo (presentar un producto, educar, incrementar tu base de datos, etc.). Algunos de los más comunes en Marketing Digital son:

•         Webinar: Se trata de un seminario online en el que se expone información sobre una temática en particular y donde los espectadores suelen participar al final a través de una sesión de preguntas.
•         Workshop: Nos referimos a un taller en el que se busca desarrollar o trabajar una habilidad o temática muy particular. El intercambio con los asistentes suele ser más fluido y por ende es recomendable que el cupo de participantes sea más reducido para facilitar la intervención de todos.
•         Masterclass: Estamos hablando de una clase magistral presentada por un profesional experto en una materia específica.
•   Sesión de Preguntas y Respuestas: Otro formato habitual, sobre todo en las transmisiones que se realizan específicamente en las redes sociales, son las sesiones en las que participa un moderador o entrevistador, y un especialista al que se le realizan consultas muy puntuales.
•     Congreso Online: En este tipo de evento se trabaja sobre un tema en general que engloba una cantidad de conferencias sobre temas más particulares y específicos. Suele realizarse en varios días y contar con la participación de un grupo de especialistas y moderadores que facilitan cada sesión.  

Estos son solo algunos tipos de eventos que puedes realizar. Siempre es importante que indagues en profundidad cada tipo de formato para obtener ideas de cómo estructurar el programa.

2- Elige la temática del evento. Elegir el tema es uno de los pasos más importantes si lo relacionamos directamente con el objetivo que queremos lograr. Por eso, debes considerar cuál es el impacto y el interés de la temática para tus clientes o tu comunidad de seguidores. Para detectar y diseñar una lista de temas posibles puedes, por ejemplo, usar herramientas como Google Trends, e incluso profundizar en el análisis de las interacciones que realizan tus seguidores en tus contenidos gracias a apps como TopicFlower. 

Una vez establecido esto diseña:

•         Un temario ¿Sobre qué puntos te centrarás? ¿Qué actividades se desarrollarán? No olvides dejar un espacio para la participación y dar a conocer los medios de contacto de tu marca.
•       Participantes ¿Quiénes brindarán el workshop? ¿Qué roles cumplirán a lo largo del evento? Define y comunica esto a cada uno de los participantes.

3- Establece el horario y la duración del evento. Al momento de escoger un día y un horario para el evento es muy importante que consideres:

• Que la fecha no coincida con otros eventos de envergadura. 
• También debes tener en cuenta la zona horaria de los distintos países en los que están tus seguidores antes de elegir un horario. 
• No olvides establecer una duración razonable. Trata de agendar cuánto tiempo tardarás en desarrollar cada punto del temario para evitar que el evento se haga interminable. 

4- Precio del evento ¿Es gratuito o pago? Es importante que seas transparente y comuniques a tu comunidad cómo es el acceso al evento para evitar malos entendidos ¿Vas a incluir algún beneficio para los asistentes? Puedes pensar en incluir material exclusivo, o descuentos en el uso de servicios o compras de tu producto, por ejemplo.

5- Medios para realizar un evento. Uno de los puntos fundamentales de la organización de un evento es la plataforma en la que se realizará. Asegúrate de escoger un medio que te permita cumplir con tus necesidades. Por ejemplo: Si vas a realizar un Facebook Live con otro usuario para entrevistarlo debes, tener en cuenta que podrás leer las preguntas de tus fans y responderles, pero no podrás compartir pantalla. 

6- Inscripción al evento. Una vez que ya sabes sobre qué hablar, cuándo y por qué medios, es hora de que diseñes un formulario de inscripción que te permita vender las entradas u otorgar un pase a los asistentes y, a cambio, obtener sus datos y llevar un chequeo del evento. En este formulario debes dejar especificada toda la info del evento, desde el organizador, los ponentes, el horario, hasta el programa.

7- Promoción en Redes Sociales. Una vez que tienes el formulario y, por ende, un link de inscripción, ya puedes empezar a promoverlo en tu página web y sobre todo en tus redes sociales.

• Define el hashtag para el evento y úsalo antes y durante la cita para promover la conversación online. 
• Diseña las creatividades del evento, y trata de incluir los datos más importantes: Tema, día, horario, y cómo participar. El resto de la información puede ir en el copy del post junto al hashtag y al link de inscripción. 
• Crea un evento en Facebook e incluye el link para comprar las entradas.
• Comparte historias mostrando el detrás de escena y claro ¡No olvides mencionar a los ponentes del evento!

Después del evento

8- Evaluar y medir: Una de las grandes ventajas de los eventos online es que te permiten obtener métricas que te ayudarán a medir el impacto de tus esfuerzos y mejorar tu estrategia para el próximo evento. Puedes anotar y chequear el número de asistentes e incluso monitorear la cantidad de interacciones y clicks que se realizaron en los posts del evento o el hashtag que creaste. Pero también puedes diseñar encuestas para medir la satisfacción de los asistentes y enviarlas a través del correo electrónico.

¿Ya tienes experiencia organizando eventos online? Compártenos tus tips en un comentario.